Thuyết phục và educate stakeholder

Đối với level Lead/Manager/Head/Chief, stakeholder management & thay đổi mindset là “cuộc chiến” chính (41% giao tiếp, 30% thuyết phục). Họ phải phải mỗi đi thuyết phục các sếp mà còn phải nhận trách nhiệm educate để thay đổi mindset.

" Vừa thay đổi mindset của khách hàng về tư duy UX, Product vừa phải quản trị chất lượng của nhân sự để align budget của khách hàng so với quy trình mình cung cấp"

"Thay đổi tư duy và hiểu biết của ban lãnh đạo đối với tầm quan trọng của UI/UX Design. Nhiều lúc còn phải bảo vệ và chứng minh giá trị của team design với các BODs"

Đây là level gánh nhiều vai trò cùng lúc (chiến lược, dẫn dắt, thiết kế, review) và còn phải “chữa cháy” khi team thiếu quy trình, hoặc xử lý dự án quan trọng từ phía ban giám đốc. Dễ rơi vào tình trạng “manager kiêm execution”.

Khó thuyết phục stakeholder chiếm 30%, cao hơn toàn mẫu 14% phản ánh đặc thù vai trò Lead: chịu trách nhiệm bảo vệ quan điểm thiết kế trước các yêu cầu kinh doanh, đôi khi xung đột về lợi ích.

Quá tải & thời gian bị phân mảnh (41%)

Level Lead/Manager/Head/Chief chia sẻ rằng họ quyết định bị chậm do nhiều bên tham gia, mô hình influence-based khiến manager tốn nhiều công sức hoà giải.

"Nhiều việc cần handle, thời gian bị phân mảnh vì cần liên tục support unblock member. Cộng thêm việc số lượng member đông, khó đồng cảm được hết và không đủ thời gian để tìm data back up cho những quyết định quan trọng, nhưng gấp gáp."

“Tìm hiểu, tổng hợp và update insights của các stakeholders từ phía khách hàng để đảm bảo khi team deliver, present output sẽ smooth và đạt được expect của họ. Thường các dự án mà công ty mình làm thì số lượng stakeholders khá nhiều (15-30 người) nên khá take time để collect insights, ngoài ra còn nhiều người lớn tuổi nên góc nhìn sẽ khác, cần chuẩn bị kỹ để khi present thì họ có thể hiểu được”

"Giao tiếp + họp nhiều. Chưa biết cách define cách phối hợp nhịp nhàng giữa các designer trong team, cách handoff, các pattern common chung làm sao để tái sử dụng"

Nâng năng lực đội ngũ & quản trị chất lượng

Vì đây là level có quyền điều hành leadership nên họ gặp nhiều vấn đề trong việc quản lý đội nhóm, quản trị chất lượng và hòa giải vấn đề trong quá trình làm việc.

“Tìm cách để team tối ưu thời gian làm việc nhưng vẫn tạo ra output với chất lượng cao, đạt hiệu quả. Ví dụ mình làm 1 task mất 4h nhưng member làm mất 10h, tuy mình guide cách làm nhưng ko phải member làm theo thì sẽ optimize được. Vấn đề này thì liên quan đến nhiều khía cạnh và cần work nhiều với biz để improve working way, cách biz support để team optimize chứ ko chỉ thuần về chuyên môn.”

Từ level junior sẽ phải present với biz (đối với product internal), middle sẽ phải present với biz (đối với product external), senior/ manager thường sẽ support present ở các meeting đầu/ khách hàng khó. Do đó cần giúp các bạn junior-middle chuẩn bị rất nhiều từ chuyên môn - ngoài chuyên môn để có thể deliver được.

"Conflict resolution: handle các conflict của các member trong team, vì công ty mình đi theo hướng influence nhau chứ ko force nên mặc dù mình là manager nhưng mình ko được force các bạn phải làm như thế này thế kia, member cũng ko bắt buộc phải nghe lời manager nếu các bạn có rationale rõ ràng; vì vậy mà mỗi bạn đều có tư duy độc lập và được khuyến khích thử nghiệm cách làm của mình => do đó các bạn hay tranh luận để tìm ra cách tối ưu nhưng đối với level junior-middle thì chưa communicate được rõ ràng nên hay có conflict phải handle :))”

→ Ở cấp Lead, áp lực chính đến từ việc điều phối nhiều bên liên quan, đảm bảo tiến độ và thuyết phục stakeholder, trong khi vẫn phải xử lý những tồn tại hệ thống như quy trình và design system chưa hoàn thiện. Dù quyền hạn cao, vai trò này vẫn vướng nhiều rào cản mang tính tổ chức.