Case study: Tự động hóa quy trình kích hoạt Figma Education tại UX Foundation

Được thực hiện bởi Thanh Vân – phối hợp cùng đội vận hành UX Foundation (UXF)
Mục tiêu: Bảo đảm học viên có tài khoản Figma Pro (Education) đúng hạn, giảm thao tác thủ công và minh bạch tiến độ cho cả team.

Bối cảnh khởi đầu

• UXF dùng Figma cho hầu hết khóa học. Từ 9/2025, Figma yêu cầu trung tâm đào tạo gửi yêu cầu kích hoạt tài khoản thay vì cho học viên tự đăng ký.

• Cách gửi yêu cầu của Figma thay đổi liên tục: gửi link → gửi danh sách qua email → chuyển sang form.

• UXF cần gom dữ liệu từ nhiều nguồn mỗi tuần:

  1. Tally (alumni đăng ký lại),

  2. Notion (những lớp sắp khai giảng),

  3. Google Sheet (các yêu cầu bị reject tuần trước).

Vấn đề đặt ra

1. Dữ liệu phân tán, chưa chuẩn hóa (tên/email nhiều định dạng, dễ thiếu & sai).

2. Phụ thuộc thao tác thủ công: mỗi thứ Sáu, Huy - Người phụ trách hiện tại sẽ phải mở nhiều tab, dò – ghép – làm sạch trước khi gửi.

3. Thiếu công cụ theo dõi trạng thái, quy trình phụ thuộc một người, khó mở rộng.

4. Rủi ro ngoài tầm kiểm soát: policy Figma đổi theo tuần khiến team phải “chạy theo”.

Giải pháp thực hiện

1. Thu thập & hợp nhất: lấy dữ liệu từ Tally, Notion, Google Sheet tuần trước → gộp thành một tập duy nhất.

2. Xử lý & chuẩn hóa: tách họ tên, chuẩn email, gán trạng thái “waiting” và nhãn nguồn (new / alumni / reject_prev_week).

3. Cập nhật quản lý: tự tạo sheet theo tuần, đổ dữ liệu vào bảng “single source of truth”.

4. Thông báo & theo dõi: gửi tin nhắn tự động vào Discord nhắc Huy xử lý đúng thời điểm.

Giai đoạn tạm thời: Huy vẫn bấm gửi danh sách cho Figma.
Mục tiêu dài hạn: khi policy ổn định, automation đảm nhận 100%, không cần can thiệp thủ công.

Kết quả nổi bật

• Một bảng dữ liệu sạch, sẵn sàng xử lý: gom – chuẩn hóa – cập nhật tự động, giảm hẳn rủi ro bỏ sót.

• Minh bạch tiến độ cho cả team: mọi người xem cùng một sheet, trạng thái cập nhật theo thời gian thực.

• Chủ động về thời hạn: Discord nhắc đúng lịch mỗi thứ Sáu, giảm nguy cơ trễ kích hoạt ảnh hưởng lớp học.

• Sẵn sàng mở rộng: khi quy trình Figma ổn định, luồng có thể chạy hoàn toàn tự động.

Bài học đắt giá

1. Rõ quy trình trước khi tự động hóa – map đủ nguồn → trạng thái → thời điểm xử lý thì flow mới mượt.

2. Dữ liệu sạch là “điện & nước” của mọi automation – chỉ một email sai format cũng làm gãy luồng.

3. Google Sheet vẫn rất mạnh khi trở thành nguồn dữ liệu chuẩn và được cập nhật tự động; không nhất thiết cần dashboard phức tạp.

4. Automation nhỏ, tác động lớn – một flow chạy 1–2 phút/tuần có thể tiết kiệm hàng giờ và loại bỏ nút thắt vận hành.