Case study “Tự động hoá quy trình onboarding học viên tại UX Foundation” được thực hiện bởi Thanh Vân cùng sự hỗ trợ của Hoàng Khánh, trong khuôn khổ dự án nội bộ của UX Foundation năm 2025. Xuất phát từ việc quan sát quy trình onboarding thủ công của trợ giảng – vốn tốn nhiều thời gian, dễ sai sót và thiếu nhất quán – nhóm đã đặt mục tiêu tự động hoá toàn bộ luồng làm việc này để tối ưu vận hành và nâng cao trải nghiệm học viên.

Dựa trên hơn 30 lớp học thực tế, Thanh Vân đã phân tích checklist hiện tại, xác định các bước lặp đi lặp lại như tạo folder, cập nhật lịch học, nhập dữ liệu học viên và gửi thông báo. Từ đó, cô cùng Khánh thiết kế một hệ thống automation sử dụng Notion – n8n – Google Calendar – Google Drive – Google Sheet – Discord, giúp trợ giảng chỉ cần thao tác một lần để đồng bộ toàn bộ dữ liệu. Hệ thống không chỉ tạo thư mục và lịch học tự động, mà còn sinh sheet quản lý học viên và gửi thông báo nhắc việc trên Discord.

Qua dự án, nhóm nhận ra rằng tự động hóa không chỉ là giảm thao tác, mà còn là hiểu sâu hành vi và ngữ cảnh của người dùng thật sự. Mỗi phản hồi, mỗi câu hỏi từ trợ giảng đều trở thành một insight quý giá giúp hoàn thiện hệ thống.